Firmenprofil

Wer...	... ist verantwortlich für:
Geschäftsleitung (GL)	· Die konsequente Einbindung und Umsetzung dieser Richtlinie · Deren geschäftsgebietsspezifische Ergänzung und Ausprägung.
Führungskräfte und Projektmanager	· Konsequente Einhaltung aller Regeln im operativen Geschäft

Die Pflege dieser Richtlinie liegt in der Verantwortung der GL

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Geschäftsgebiete und umfasst auch die Geschäfte, die von SoW Regionalbereichen im Auftrag von SoW getätigt werden. Die Anwendung der Projektmanagement-Systematik ist verbindlich und stellt einen einheitlichen Qualitätsstandard für das Projektmanagement sicher.

3. äProjektmanagement-Grundstze

Das Projektmanagement basiert auf nachstehenden Grundsätzen:

· Ein Projekt ist ein einmaliges, komplexes und zielgerichtetes Vorhaben mit definierten Aufgabenstellungen, definiertem Anfang und Ende, zeitlich begrenzten Ressourcen und vorgegebenem Kostenrahmen

· Ein Projekt hat nur einen Projektmanager. Dieser ist im Rahmen der Projektorganisation allein verantwortlich und mit den dafür erforderlichen Vollmachten ausgestattet. Der Begriff Projektleiter steht synonym für Projektmanager.

· Der Projektmanager wird von seinem Geschäftsverantwortlichen geführt und unterstützt. Beide vereinbaren die Projektziele bzgl. Kosten, Terminen, Funktionalität.

· Jedes Projekt ist unter den Gesichtspunkten eines Kaufmanns zu betrachten. Alle Kosten die im Laufe eines Projektes anfallen, müssen gesondert auf eine Auftragsnummer gebucht werden.

· Spätestens zum Projektbeginn wird eine eindeutige, verbindliche Projektstruktur mit personell zugeordneten Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt.

· Ergebnis der Projektplanung ist ein eindeutig definierter Liefer- und Leistungsumfang einschließlich der Rahmenbedingungen unter denen dieser zu erbringen ist sowie die Festlegung aller Arbeitspakete, Realisierungsschritte, Verantwortlichkeiten und Projektorganisation.

· Ein Projekt ist nach der in dieser Richtlinie beschriebenen Meilenstein-Systematik zu realisieren.

3.1 Allgemeines

Projektmanagementaufgaben und technische Aufgaben im Projekt sind unterschiedliche Funktionen. Sie können von derselben oder verschiedenen Personen erfüllt werden.

4. Aufgaben

Im Rahmen des Projektmanagement ergeben sich für den Geschäftsverantwortlichen folgende wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

· Umsetzung der im vorliegenden Dokument beschriebenen Grundsätze und Mindeststandards

· Vorgabe einer übergeordneten Geschäftsstrategie als generelle Zielvorgabe für Akquisition, Angebote und Projektrealisierung

· Sicherstellung und Durchführung und Teilnahme an Meilensteinsitzungen zu den Projektmanagementmeilensteinen

· Freigabe der Projektkategorisierung

· Dokumentierte Go/ No-Go Entscheidung

· Dokumentierte Bid/NoBid Entscheidung

· Einstellung eines ausreichenden Budgets für die Angebotserstellung

· Koordinierung und Priorisierung der Angebote

· Dokumentierte Freigabe der Angebote im Rahmen der technischen und kommerziellen Richtlinien

· Bestellung der Angebotsverantwortlichen

· Freigabe der Resourcenpläne für Angebot und Abwicklung

· Sicherstellung des richtigen Qualifikationsprofils des Angebots- und Realisierungsverantwortlichen entsprechend der Projektkategorie

· Bestellung des Angebotsverantwortlichen/Gesamtprojektleiters und des kaufmännischen Projektleiters spätestens bis zum Meilenstein

· Abschluss von Zielvereinbarungen mit den Angebotsverantwortlichen und den Projektleitern

· Zielvereinbarung spätestens bis Meilenstein

· Benennung des Projekt-Qualitätsmanagers für A- und B-Projekte

· Verantwortlich für Angebotsverfolgung, Vertragsverhandlungsergebnisse

· Freigabe der Auftragsbestätigung

· Controlling aller Projekte in seinem Verantwortungsbereich

· Definition von Maßnahmen bei Änderung der Projektkategorie

· Unterstützung des Angebotsverantwortlichen und des Projektleiters – insbesondere bei der Zusammenstellung der jeweiligen Teams

· Aktive Teilnahme an den Meilensteinsitzungen

· Bereinigung von Interessenkonflikten

· Definition des Vorgehens bei Eskalationen

· Koordinierung der Verantwortungen bei über-regionalen Themen

5. Projektorganisation

Für jedes Projekt ist bei dessen Beginn eine eigenständige Organisationsstruktur zu bilden, die vom Projektmanager eigenverantwortlich geleitet wird und im Rahmen der Projektplanung zu vervollständigen ist. Die Projektorganisation wird mit Abschluss des Projektes aufgelöst. Die Projektmitarbeiter werden gemäß der Ressourcenplanung des Projektmanagers dem Projekt zugeordnet und erhalten innerhalb des für den Mitarbeiter definierten Arbeitsumfangs ihre Anweisungen vom Projektmanager. Der Projektmanager erhält alle zur erfolgreichen Projektdurchführung erforderlichen Befugnisse in seiner Projektleitervereinbarung. Die Anwendung der Projektmanagement-Systematik ist für den Projektmanager verbindlich.

6.Projektmanager

Der Projektmanager ist Unternehmer auf Zeit und als Führungskraft dafür verantwortlich, dass sein Projekt mit einer Zielvereinbarung versehen ist sowie die darin festgelegten Ergebnisse erreicht werden. Der Projektmanager organisiert und sichert das Erreichen aller technischen und betriebs-wirtschaftlichen Projektziele. Er macht Vorgaben bezüglich Funktion, Qualität, Kosten und Termine.

6.1 Die wesentlichen Aufgaben des Projektmanagers

Kommunikation zum Kunden

· Vertragsprüfung und – Interpretation möglichst startend in der Angebotsphase

· Aktualisierte Auftragseingangskalkulation durchführen

· Organisation und Führung des Projektteams

· Planung und Organisation des Projekts

· Chancen- und Risiko Management

· Eskalation in die Linienorganisation im Falle eines deutlichen Konfliktes zur Zielvereinbarung

· Change Management

· Erstellung und Pflege des Terminplans

· Beschreibung und Verteilung der Arbeitspakete

· Koordination und Überwachung der Schnittstellenklärung

· Projekt-Controlling

· Projektberichterstattung an den Geschäftsverantwortlichen

· Contract Management (gesamtheitlich)

· Anwendung des Lieferantenmanagement Systems im Projekt

· Erstellung eines Vergabeterminplans unter Berücksichtigung von Lieferfristen

· Treffen der Vergabeentscheidung gemeinsam mit dem Einkauf

· Bewertung der Arbeit der Projektmitarbeiter

7. Projektkategorisierung

7.1 Grundlagen

Transparenz, objektive Beurteilung, Vergleichbarkeit und gesetzliche Vorschriften bei der Bearbeitung von Projekten erfordern die Kategorisierung der Kundenanfragen. Die Projektkategorisierung ist verbindlich spätestens im Projektschritt (Bid / No Bid) durchzuführen.

7.2 Kategorien

Festlegung der einzelnen Kategorien ist noch zu definieren

8. Change- und Claim-Management

Voraussetzung für Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Liefer- und Leistungsumfang gegenüber Kunden und Lieferanten ist ein definierter Change-Request- (CR) bzw. Change-Order- (CO) –Prozess. Diese sind verbindlich schon in der Angebotsphase festzulegen.

8.1 Definition und Ziele

Ziel des Change Managements:

· Sicherstellung technischer Transparenz (u.a. hinsichtlich Produktsicherheit)

· Verbesserung des Projektergebnisses, indem - Berechtigte Forderungen des Bereiches gegen Kunden und Lieferanten durchgesetzt erden - Unberechtigte Forderungen abgewehrt werden.

· Aktives Anbieten zusätzlicher Leistungen während der Realisierungsphase Aus Änderungen im Liefer- und Leistungsumfang ergeben sich Claims und Change Orders. Claims sind Forderungen aus veränderten Vertragssituationen mit Kunden oder Lieferanten. Change Orders sind vertragliche Vereinbarungen über Änderungen (Zusätze oder Minderungen) mit dem Kunden, u.a. auch Einigung aus Forderungen, welche aus Claims resultieren.

8.2 Vorgehen

Das Änderungsmanagement beginnt mit der Vertragsunterzeichnung, endet mit dem Projektabschluss und beinhaltet:

· Festlegen und dokumentieren von Änderungsprozeduren

· Systematische und vollständige - Ermittlung - Bewertung - Dokumentation der Änderungen aus Claims oder Change Orders.

· Abwehr von Fremd-Claims

· Faires, aber beharrliches Durchsetzen der finanziellen, terminlichen, qualitativen und quantitativen Konsequenzen.

8.3 Change Management im Projekt-Controlling

· Change Orders werden zusammen mit den Leistungen aus dem Hauptauftrag controlled.

· Claims werden im Rahmen des Chancen- und Risikomanagements berücksichtigt.

9. Project Controlling

Projekt Controlling ist eine wesentliche Grundlage für die erfolgreiche Realisierung von Projekten. Die Rahmenbedingungen und Regelungen des Accounting und Controlling im Bereich, der Geschäftsgebiete oder Gesellschaften sind zu berücksichtigen.

10. Termine und Meilensteine

Das Projekt Controlling stellt sicher, dass die vertraglichen und wesentlichen Zieltermine (ggf. auf Basis der Standardmeilensteine) geplant und verfolgt werden.

11. Mitkalkulation

Aufgabe der Mitkalkulation ist das laufende Gegenüberstellen der eingetretenen Kostenwerte mit den entsprechend vorkalkulierten Planwerten. Abweichungen beim Plan/Ist-Vergleich können auf Mehrungen im Liefer- und Leistungsumfang, aber auch auf eine überhöhte Belastung durch Dritte hinweisen. Es ist somit ebenfalls eine wichtige Hilfestellung im projektbezogenen Claimmanagement/Change-Order-Strategie

· Zuverlässigen Forecast der noch zu erwartenden Kosten inkl. Risiken, der Zahlungen vom Kunden und der Auszahlungen für Käufe und Bezüge erstellen

· Ständig mit allen Beteiligten den tatsächlichen Projektfortschritt ermitteln und bewerten.

12. Projektdurchsprachen

· Regelmäßige Erstellung einer Vorlage zur Durchsprache der Projektergebnisse

· Information über die wirtschaftliche Lage des Projektes in mindestens monatlichen Statusgesprächen

13. Nachkalkulation und Projektabschlussbericht

Die Nachkalkulation ist quasi die letzte Mitkalkulation, die damit die endgültigen Istwerte der kalkulierten Projektgrößen festschreibt. Die Nachkalkulation stellt letztmalig einen Plan/Ist-Vergleich im Sinne der Mitkalkulation dar. Sinnvoll ist die Dokumentation der eingetretenen Abweichungen, um diese Erfahrungen als Grundlage für zukünftige Projekte derselben Art und Weise verwenden zu können.

14. Schlusswort

Änderungen in diesem Dokument werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung der GL zugelassen. Kopieren / Verändern / Vervielfältigen oder Weiterleitung an Dritte ist ausdrücklich untersagt.